Comment aménager et équiper sa salle de visioconférence professionnelle ?

Dans le cadre du travail hybride et de la collaboration à distance, la salle de visioconférence est devenue un espace de travail central pour de nombreuses entreprises. L'essor de la vidéoconférence exige des lieux dédiés. Un aménagement et un équipement soignés sont la touche essentielle pour garantir des réunions productives et une expérience utilisateur de qualité. Découvrez des conseils et des solutions adaptés pour aménager votre salle visio de manière efficace et optimale.

Quelle taille de salle choisir et comment l'aménager ?

L'agencement de salle et le choix de la taille de la salle sont les premières questions fondamentales à se poser. La conception doit être adaptée au nombre de participants et au type de salle : huddle room, salle de réunion...

• Pour une petite salle (1 à 4 personnes) : optez pour un mobilier minimaliste. Une petite table de réunion et quelques sièges suffisent. Choisissez un kit de visioconférence qui se contente du principal : caméra, microphone, haut-parleur...
• Pour une salle de taille moyenne (5 à 10 participants) : prévoyez une table plus grande et une configuration en U ou rectangulaire pour que chaque collaborateur soit bien visible. Assurez-vous que les prises électriques et les ports de connexion soient facilement accessibles pour chaque utilisateur.
• Pour une grande salle de réunion (plus de 10 personnes) : l'espace doit permettre une bonne distance entre les participants. On privilégiera plusieurs écrans et un système de visioconférence modulaire pour une couverture audio et vidéo haut de gamme. Une bonne gestion des câbles est essentielle pour éviter tout encombrement inesthétique ou dangereux.

Pour un aménagement optimisé, assurez-vous que tous les participants soient face à la caméra et à l'écran, sans être à contre-jour, ce qui nuirait à la qualité de l'image et fatiguerait l'œil. L'éclairage doit être uniforme et agréable.

Le matériel incontournable pour équiper une salle de visioconférence

L'installation de salle passe par la sélection rigoureuse du matériel de visioconférence et des équipements visio qui répondent à vos besoins spécifiques. Cet investissement est déterminant pour l'efficacité de vos échanges.

L'investissement dans un équipement de qualité est crucial pour une expérience de visioconférence réussie. N'hésitez pas à demander conseil à un expert pour une sélection adaptée à votre environnement.

Comment assurer une bonne acoustique dans la salle ?

L'acoustique de la salle est un élément souvent sous-estimé, pourtant fondamental pour éviter la réverbération et l'écho, garantissant ainsi une qualité sonore parfaite. Une mauvaise acoustique est la première cause de fatigue lors des réunions à distance.

1. Réduire la réverbération : le temps de réverbération (Tr) est la durée nécessaire pour que le son décroisse. Dans une salle visio de taille moyenne, un Tr entre 0,4s et 0,8s est souvent recommandé pour les salles de réunion. Utilisez des panneaux acoustiques ou des matériaux qui absorbent le son sur les murs et le plafond.
2. Gestion du bruit ambiant : les salles de conférence doivent avoir un faible niveau de bruit de fond. Vérifiez l'isolation aux bruits extérieurs et le son émis par la ventilation ou les appareils. Un silence de qualité permet à chacun d'être entendu distinctement.
3. Positionnement du système audio : positionnez les parleurs et microphones de manière à ce que chaque participant puisse entendre et être entendu clairement.

Gérer correctement l’acoustique de la salle permet de créer une ambiance confortable où la voix de chaque interlocuteur est claire, sans écho.

Comment optimiser la connexion internet pour la visio ?

La connexion internet est le pilier d'une visioconférence sans accroc. Le débit de la bande passante doit être suffisant et fiable.

• Débit minimum requis : pour une visio en HD de groupe, un débit montant (envoi) et descendant (réception) entre 80 et 110 Mbps par session est généralement conseillé. Pour une qualité supérieure ou des salles de visioconférence avec un grand nombre d'utilisateurs, il faudra bien plus. Un débit trop faible est source de latence et de saccades.
• Équipement réseau : le routeur ou le répéteur doivent être performants. Si vous utilisez un réseau Wi-Fi, assurez-vous d'avoir une couverture optimale dans toute la zone de la salle.
• Sécurisation : assurez-vous que l'accès à internet de l'entreprise est sécurisé pour protéger vos échanges bout en bout.

En cas de problème, limitez les autres usages de la bande passante comme les téléchargements de fichiers lourds durant la réunion et testez la connexion avant chaque session.

Quels outils et logiciels pour une visio réussie ?

L'équipement visio ne serait rien sans les logiciels et outils adaptés pour utiliser votre matériel de visioconférence.

• Logiciel de visioconférence : des plateformes comme Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet sont incontournables. Vérifiez que le système de visioconférence et les accessoires sont compatibles avec la plateforme choisie.
• Partage de contenu : le partage de contenu doit être fluide. Utilisez un câble HDMI/USB-C direct, ou des solutions de partage sans fil (comme Barco ClickShare).
• Système de réservation de salle : un outil tel qu'un panneau de planification pour la réservation de salle (Logitech Tap Scheduler) peut aider à gérer l'occupation de la salle et optimiser l'utilisation de l'espace.

Bon à savoir : certains kits de visioconférence offrent des fonctionnalités avancées comme l'affichage des participants en mode galerie intelligente, améliorant l'interaction entre le présentiel et le virtuel.

Conclusion

L'aménagement d’une salle de visioconférence est un projet global qui nécessite une réflexion en amont sur vos besoins et types de salle. Chaque détail compte, de la taille de la salle au choix du matériel de visioconférence, en passant par le traitement de l'acoustique et l'optimisation de la connexion internet.

En suivant ces conseils, vous offrez à votre équipe le meilleur cadre possible pour communiquer et collaborer efficacement, assurant ainsi un retour sur investissement positif pour l'entreprise. N'oubliez pas qu'une mise à jour et un test régulier des équipements sont essentiels pour que votre salle reste toujours équipée avec la dernière technique adaptée. Ce niveau de préparation garantit la sérénité et la productivité de toutes vos réunions futures.