Nouveau concept d'aménagement des bureaux, le flex office est aussi une autre façon de penser le travail. Adapté au travail digital, ce concept nous vient de l'Angleterre où il a déjà fait son petit chemin et s'intègre peu à peu à la vie des entreprises françaises.

Qu'est-ce que le flex office ?

Progressivement, le flex office gagne les entreprises françaises dans tous les domaines d'activités. Mais c'est quoi le flex office ? Le principe est simple. Contrairement à un fonctionnement de société classique, aucun bureau n'est personnellement attribué à un salarié. Celui-ci s'installe à l'espace disponible sur le concept du premier arrivé, premier servi. Cette absence de poste de travail précis permet au salarié de travailler dans l'espace de son choix et ainsi, de choisir l'endroit le plus adapté à sa mission. Cela peut être un bureau vacant situé dans sa propre entreprise, mais cet espace de travail peut aussi se retrouver en dehors de sa société : salle de coworking, café, salle de réunion, etc.

Dans le cadre d'une entreprise, les postes de travail sont désormais en libre-service et intégrés à des espaces de bureaux flexibles, connectés et partagés. Le flex office se veut une organisation moderne du travail et a l'ambition de redynamiser une structure quelque peu vieillissante qui caractérisait nos sociétés françaises. Ainsi, loin de l'open space vieillissant et du sempiternel bureau personnel et fermé, le concept de flex office rompt avec les anciennes traditions de l'entreprenariat français et notamment avec la sédentarité. L'open space n'avait pas prédit que les ordinateurs se feraient plus portables encore et que les smartphones tendraient à les remplacer, rendant le travail possible partout et sonnant l'avènement du travailleur nomade.

Dans la pratique au quotidien, le fonctionnement du flex office est simple. Chaque salarié dispose d'un espace de rangement attitré au sein duquel il aura la possibilité de ranger les affaires nécessaires à sa mission : ordinateur, effets personnels, matériel, etc. Dès son arrivée au bureau, il n'aura plus qu'à récupérer ses affaires et à se diriger vers la zone de travail correspondant le mieux à sa mission du jour. Car nous avons tendance à oublier qu'il est impossible de gérer toutes les missions qui peuvent être engendrées par un travail. L'open space, par exemple, avait été pensé pour encourager la collaboration entre les salariés mais ceux-ci devaient faire preuve d'une extrême souplesse puisque leur lieu de travail se devait d'être aussi un lieu de réunion, de concentration et parfois de restauration. Le bureau flexible, a contrario, met en place des zones de travail précises et adaptées : salles de réunion, espace de brainstorming, phone room, maison, etc. Loin de déshumaniser le travail, ce concept permet au contraire de rendre sa substance à l'entreprise en permettant aux salariés de se déplacer librement d'une zone à l'autre, d'échanger directement avec les autres salariés, et même de rencontrer plus facilement d'autres corps de métier qui ne sont pas forcément accessibles lorsque les bureaux sont attitrés.

Comment est née cette tendance ?

Le flex office est né de la mobilité qui, de gré ou de force, gagne du terrain dans les entreprises. On considère que près de 17 % des salariés français travaillent en dehors de leur entreprise au minimum une fois par semaine. L'importante crise sanitaire lié au Covid-19 du premier trimestre 2020 a fait accélérer l'avènement du télétravail. Aujourd'hui, il n'est pas raisonnable de croire que la tendance pourrait s'inverser. En outre, le constat du taux de vacance moyen des postes de travail n'excède pas les 40 % si l'on prend en compte les déplacements obligatoires chez les clients, les arrêts de travail, les congés, etc. Dans un monde où le moindre mètre carré a un coût et où la pression immobilière n'est pas prête de s'affaiblir, la naissance du bureau flexible est avant tout une affaire de finance.

En ce qui concerne le taux de vacance des postes de travail, les entreprises essaient d'y remédier en transformant les espaces vidés en zones de travail fonctionnelles. Cela leur permet donc de réaliser des économies de surface en faisant disparaître ces lieux de travail sous-utilisés et/ou inoccupés. Les entreprises reprennent ces zones pour en faire des espaces dédiés aux salariés. Naissent alors des salles de repos, des espaces lounge, des IT box ou encore des salles de projection, des phone room, etc.

En France, le concept est apparu il y a deux ans, directement importé d'Angleterre où de plus en plus d'entreprises se sont laissées séduire. Les avantages sont multiples et plusieurs sociétés françaises ont décidé de se lancer dans l'aventure. Sanofi, Adidas, Ipsos, BNP Paribas ou encore Bouygues Télécom, toutes ont été séduites et ont mis en place le bureau flexible afin de lutter contre le paradoxe grandissant des salles de réunion pleines à craquer et des bureaux vides.

Comment mettre en place le Flex office dans mon entreprise ?

Une journée de travail étant rythmée par des moments différents et par des actions qui nécessitent des ambiances de travail adaptées, la mise en place d'un flex office répond à plusieurs critères.

- Mettre en place un environnement de travail qualitatif

Avant toute chose, il est essentiel que l'entreprise souhaitant mettre en place le bureau flexible dispose d'une connexion Wifi stable, de qualité et sûre car c'est cette connexion qui permettra la mise en place des outils nécessaires à la communication interne. En outre, elle offrira la possibilité de disposer d'une capacité de stockage dans le cloud qui facilitera la circulation d'informations entre tous les collaborateurs d'une même entreprise.

Une fois la question de la connexion réglée, ne minimisez pas l'importance d'avoir un mobilier de qualité. Celui-ci doit être moderne mais aussi ergonomique. La décoration est aussi primordiale. Elle permettra de traduire l'identité de l'entreprise. Même si le flex office écorne la notion de statut, ce serait une erreur d'offrir à ses salariés des espaces de travail aseptisés et impersonnels.

- Faciliter le télé-travail

Le concept de bureau flexible est parfait pour dynamiser ses équipes et créer une cohésion entre les salariés. L'absence de bureau attitré permet aux salariés de s'installer où ils le souhaitent et ainsi, de choisir la zone qui sera la plus adaptée pour sa mission du jour. Ainsi, ce concept permet le développement du télétravail. Il est donc primordial que l'entreprise permette aux salariés de travailler depuis leur propre domicile si ceux-ci considèrent que leur habitation est le lieu le plus adéquat pour faire sa journée de travail.

- Créer des ambiances de travail variées

Autre critère important : il est essentiel que les entreprises mettent à disposition de leurs salariés des espaces de travail différents : des open spaces, des salles de réunion, des espaces de détente, des phone rooms, etc. Ces zones sont avant tout là afin d'optimiser l'environnement du salarié pour lui permettre d'exercer sa fonction dans une ambiance adaptée à ses besoins. Concrètement, les open spaces seront parfaits pour le salarié qui a besoin d'échanger tandis que les lieux calmes seront propices à la concentration.

- Proposer des services dans les bureaux

Pour le bien-être de tous, les bureaux flexibles doivent être, évidemment, agréables et bien entretenus. Il sera donc important de ne pas négliger l'entretien des locaux. Ensuite, afin de rendre les lieux plus personnels, vous aurez le loisir de choisir divers services comme la végétalisation, l'affichage d’œuvres ou encore la mise en place d'une salle de repos avec jeux et canapés.

Quels sont les avantages du Flex office ?

L'avantage principal du flex office est d'engager une réduction des coûts. En proposant moins de postes de travail que de collaborateurs présents dans l'entreprise, on optimise les surfaces non utilisées. Il est ensuite établi que le bureau flexible booste la productivité et la créativité. Pourquoi ? Tout simplement parce que ne pas avoir de bureau attitré fait disparaître la routine, véritable ennemie des nouvelles perspectives. Ensuite, comme dit précédemment, les bureaux flexibles font naître un autre mode de management. Fini le bureau du chef isolé au bout du couloir que l'on regarde comme un Saint Graal. L'espace est occupé par tous, les zones sont accessibles à tout le monde. Le management change et, de ce fait, permet d'améliorer le relationnel.

Les bureaux flexibles permettent aussi de rencontrer plus facilement de nouvelles personnes, de créer des liens entre différents corps de métier qui ne se côtoyaient pas forcément avant. Traditionnellement, l'entreprise est organisée en territoires et en services distincts. Le concept de bureau flexible casse cette organisation vieillotte et transforme les pratiques managériales en installant le manager au cœur de ses équipes. Résultat : les problématiques rencontrées par ses collaborateurs ne sont plus ignorées et sont au contraire traitées rapidement, ensemble et avec succès.

Véritable réponse aux nouveaux modes de travail, le concept de bureau flexible ou flex office offre au travailleur nomade un cadre agréable et adapté.