Les avantages et les inconvénients de l’Open space

Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à opter pour l’open space comme lieu de travail pour leurs employés. Si cette organisation tendance de l’environnement professionnel comporte des avantages, elle possède aussi quelques inconvénients. Découvrez nos conseils pour aménager et instaurer ce concept d’entreprise.

Un open space, qu’est-ce que c’est?

Tout droit venue des États-Unis où elle a le vent en poupe depuis les années 50, la tendance de l’open space se traduit en français par « plateau ouvert ». Comme son nom l’indique, ce concept vise à faire tomber les cloisons au sein de l’entreprise. L’ensemble des bureaux et des salariés sont donc réunis au sein d’un espace unique. Très plébiscité par les startups qui le considèrent comme LE modèle d’environnement de travail à privilégier, l’open space représenterait aujourd’hui près de deux tiers des employés du secteur tertiaire.

Les avantages de l’open space

Si ce type d'agencement a connu une croissance fulgurante dans le monde, c’est qu’il présente un certain nombre d’avantages. L’open space constitue un modèle économique avantageux pour les entreprises en termes d’optimisation des espaces.

Une réduction des coûts

En supprimant les cloisons des bureaux pour y installer un espace de travail et de vie commun, l’entreprise se retrouve avec un espace au volume plus important. Cela lui permet d’accueillir le même nombre d’employés, tout en réduisant la superficie nécessaire. Cette surface moins grande offre une solution pour baisser ses charges de manière significative : électricité, entretien… Ces économies s’observent davantage en matière de loyer, surtout dans les régions où le prix du mètre carré s’envole.

Une communication plus fluide

Le modèle classique où les salariés de l’entreprise étaient chacun dans leur bureau avait tendance à entraver la communication entre les équipes. Avec l’open space, la parole se libère et les barrières tombent. Comme ils disposent d’un contact visuel, ou sonore, avec leurs collègues, les employés peuvent échanger plus facilement. Au quotidien, cela booste l’efficacité individuelle et favorise la cohésion du groupe du travail. Par exemple, au lieu de devoir passer un coup de fil, ou d’attendre la réponse d’un mail au sujet d’un dossier, les salariés peuvent simplement se déplacer de quelques mètres pour poser une question. Obtenir des réponses immédiates se traduit par une réactivité accrue.

Une meilleure flexibilité de l’espace

Souvent modulables avec du mobilier adapté, les open space permettent d'aménager l’espace de travail en permanence. En cas de pic d’activité, ou de nouveau projet, les travailleurs concernés peuvent se regrouper en équipe pour créer un nouveau plateau. Ce périmètre défini permet de gagner en efficacité et d’améliorer la communication.

L’open space et ses inconvénients

Parfois, abolir les barrières peut avoir l’effet inverse. L’open space possède aussi des inconvénients non négligeables empêchant certaines entreprises de sauter le pas. D’autres préfèrent faire marche arrière. Il est important de connaître ces points négatifs avant de modifier votre aménagement.

Une pression hiérarchique accrue

Lorsqu’un employé est seul dans son bureau, il se sent plus en confiance et autonome. Il a la sensation de pouvoir gérer seul ses dossiers et de pouvoir organiser ses journées de travail comme il le souhaite. Dans l’open space, tout est différent. Le salarié de l’entreprise est à la vue de tous, tout le temps. Il peut se sentir scruté par ses collègues ou par ses supérieurs hiérarchiques. Cette pression quotidienne peut entraîner, à terme, une baisse de motivation, une méfiance vis-à-vis du reste de l’équipe, et engendrer du stress. Il est ainsi primordial de garantir l’intimité de chaque collaborateur à son bureau, même au sein d’un espace commun.

Un environnement bruyant

Entre le bruit généré par les claviers et souris d’ordinateurs, les conversations entre collègues et les appels téléphoniques, l’environnement ambiant ne place pas les salariés dans les meilleures conditions de travail. Si certains collaborateurs ont besoin d’être stimulés avec beaucoup de monde, d’autres peuvent vite se sentir incommodés. Cette cacophonie peut engendrer une fatigue supplémentaire, un stress et un manque de concentration. Isoler les employés du bruit doit être une priorité au sein d’un open space.

L’aménagement d’un open space

L’aménagement de l’open space est crucial dans la réussite de sa mise en place. Ici, pas question de faire les choses au hasard et de placer un bureau ici et un autre là. Les entreprises devront penser chaque espace afin d’en tirer un maximum de bénéfices et d’encourager la communication. Voici nos conseils :

Miser sur du mobilier adapté

Afin de bien optimiser l’espace et garantir à tout le monde une place de choix, il est indispensable d’opter pour du mobilier spécifiquement pensé pour un open space. Par exemple, les bureaux offrent à chaque employé une surface de travail confortable, même lorsqu’ils sont partagés avec d’autres collaborateurs. Dans une pièce dédiée, ou dans un coin choisi, pensez à installer des bibliothèques et des casiers de rangement pour y organiser les fournitures et les dossiers en cours. Investissez dans du mobilier acoustique de bureau. Panneaux muraux ou au plafond, cloison de séparation ou encore box acoustique, ils permettent à chacun de travailler en étant isolé du bruit et protègent la confidentialité. Ils sont idéaux en cas de conversation téléphonique ou pour un entretien en face à face. Ils garantissent la confidentialité et l’intimité des salariés. Dans un contexte sanitaire particulier, installer des hygiaphones permet de protéger l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

Bien définir les espaces

Travailler dans de grands espaces ouverts ne signifie pas que ces derniers doivent être désorganisés.
Pour une meilleure efficacité et concentration des collaborateurs, l’agencement est primordial. Ces derniers peuvent être regroupés par service, ou par type d’activité en plateau. Leurs bureaux sont accolés pour former un îlot. Les rangements doivent être tous situés au même endroit afin d’éviter aux employés de perdre du temps lorsqu’ils sont à la recherche d’un dossier ou d’une ramette de papier. Une salle de réunion demeure indispensable pour accueillir tous les salariés. Une salle de repos, ou lieu de vie, est nécessaire pour pouvoir se détendre et s’isoler du bruit pendant la pause. Travailler dans des bureaux en open space possède des avantages et des inconvénients. Avant de tenter l’aventure, il est préférable pour les entreprises de peser le pour et le contre afin de savoir si cette nouvelle organisation des espaces peut contribuer à accroître la productivité de l’entreprise en garantissant un environnement agréable aux salariés.