Les avantages et les inconvénients de l'espace de travail hybride

Espace de travail hybride : pourquoi le travail hybride est plébiscité par vos employés et comment vous adapter ?

 

À la maison comme au bureau, et vice versa? En 2023, la frontière entre travail et domicile n’a jamais été aussi mince. Fortement accéléré par l’expérience de la pandémie de Covid-19, le travail hybride est aujourd’hui devenu un modèle de travail plébiscité par les employés. Pourtant, certaines entreprises hésitent à franchir le pas. Pour faire face à cette véritable mutation du monde professionnel, nous vous livrons nos solutions pour mettre en place un espace de travail hybride et un environnement professionnel agréable. 

Les modes de travail hybride 

Avant de pouvoir commencer à associer travail et organisation hybride, encore faut-il savoir en quoi cela consiste. Bien éloigné du modèle professionnel traditionnel où les salariés se rendaient chaque matin au bureau, le travail hybride bouleverse les codes. Comme son nom l’indique, il désigne une organisation du temps de travail partagée à la fois entre le lieu de travail et à distance dans les lieux choisis par le salarié (domicile, espace de coworking...). Il se situe à mi-chemin entre un emploi classique assigné dans les locaux d’une société et le télétravail à temps complet. Lorsqu’il n’est pas au bureau, l’employé collabore en permanence avec ses collègues et supérieurs hiérarchiques.

Si les employés en redemandent, c’est que le travail hybride leur permet de gagner en autonomie, en flexibilité et en efficacité. Par exemple, plutôt que de se lever très tôt pour enchaîner avec deux heures de trajet pour se rendre au bureau, ils peuvent décaler leur réveil et commencer leur journée de travail dans de meilleures conditions. Ils doivent, bien sûr, être équipés au préalable par leur employeur afin de pouvoir exercer leur emploi à domicile.

Toutefois, tous les postes de travail ne peuvent pas être adaptés en travail hybride : les fonctions doivent pouvoir s’effectuer à distance. Cela concerne ainsi davantage le secteur des services.

Si certaines entreprises avouent être plutôt frileuses quant à la mise en place de ce type d’organisation, c’est souvent parce qu’elles craignent de ne plus avoir la main sur leurs employés et de perdre en productivité.

 

Bon à savoir : Dans le cadre du flex office, les bureaux ne sont plus attribués à des collaborateurs précis. Ils sont considérés comme un lieu professionnel de passage, ou les salariés de l’équipe évoluent comme ils le souhaitent. Elle fait partie des solutions pouvant être envisagées dans le cadre du travail hybride, au même titre que le coworking.  

Travail hybride : bonne ou mauvaise idée?

 Entre les salariés de plus en plus désireux de travailler de façon hybride et les entreprises réticentes, difficile de mesurer la pertinence de cette organisation. 

Les avantages du travail hybride

Contrairement aux idées reçues, les points positifs concernent aussi bien les employés que l’entreprise.

·            Pour les salariés

 - meilleure conciliation de la vie professionnelle et personnelle ;

 - meilleure qualité de vie ;

 - meilleure concentration ;

 - meilleure gestion du temps de travail ;

 - moins de stress et de fatigue ;

 - gain de temps et d’argent au quotidien (moins de trajets domicile-lieu de travail).

 

·            Pour l’entreprise

 - moins de retard et d’absentéisme ;

 - des salariés plus motivés ;

 - meilleure productivité ;

 - réduction des coûts (loyer si réduction de la taille des locaux, électricité…) ;

 - meilleure attractivité pour attirer de nouveaux talents. 

Les inconvénients d’un poste de travail hybride

 Moins de synergie, manque de communication, de collaboration ou de travail en équipe… En réalité, le modèle de travail hybride ne compte que peu d’inconvénients, à condition que l’ensemble des acteurs jouent le jeu. Même en travail à distance, les employés doivent bien garder en tête les objectifs et missions confiées par leurs supérieurs. Ils s’engagent à fournir un travail de qualité équivalente à celui produit au bureau. De son côté, l’entreprise doit apprendre à lâcher du lest et faire confiance à ses salariés. Inutile de « scruter » heure par heure l’activité en temps réel des collaborateurs. Vous risquez de briser la confiance établie et de créer une pression inutile. Vous pouvez, par exemple, contrôler en fin de journée, ou de semaine, que les objectifs ont bien été atteints. 

 Notre conseil : pour solidifier la culture d’entreprise et favoriser le travail en équipe, même à distance, il est impératif de miser sur la communication. Encouragez les échanges entre collaborateurs via des plateformes collaboratives et organisez régulièrement des réunions au bureau en présentiel pour fluidifier l’information.

 

L’organisation du travail hybride en entreprise

Nous y voilà. Maintenant que vous êtes incollable sur les bonnes pratiques du travail hybride, nous pouvons vous livrer toutes les solutions pour offrir à vos employés un lieu de travail hybride agréable. L’idée est simple : faire en sorte qu’ils se sentent au bureau comme à la maison. Dans un environnement propice, ils seront tout aussi motivés à travailler que pendant leurs journées de télétravail.

Des outils numériques performants

L’ensemble des processus de travail de l’entreprise doivent être digitalisés afin de pouvoir être accessibles aux salariés en présentiel comme en distanciel. Les différents documents professionnels doivent pouvoir être accessibles par tous et à n’importe quel moment. Certaines réunions pourront être suivies par les collaborateurs à distance. Cela implique que les employés sont bien équipés à la maison en matériel informatique et logiciels par l’entreprise. Cette étape est essentielle à une collaboration efficace. 

L’hybridation des espaces de travail

 Les limites entre espace de travail et espace de vie doivent être assouplies afin de favoriser les échanges entre les collaborateurs et accroître leur productivité. L’entreprise doit repenser l’espace de ses bureaux pour fluidifier la circulation, créer un environnement propice à la créativité afin que les employés se sentent bien au travail.

L’idéal ? Miser sur un mélange des types d’espaces :

●          Open space ;

●          Bureaux réservés aux entretiens physiques et/ou téléphoniques ;

●          Salles de réunion ;

●          Espace de détente ;

●          Cafétéria… 

Du mobilier approprié

 Après avoir délimité les différents espaces et services, il est primordial de songer à l’aménagement. Ils doivent être bien équipés en adoptant du mobilier fonctionnel, agile, compact et modulable :

 ·  Optez pour des tables de réunion pouvant accueillir l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Pour un gain de place et de praticité, choisissez un modèle modulable à rallonge pouvant retrouver son format initial à la fin des échanges.

 ·  Choisissez des bureaux pour open space. Spécifiquement conçus pour cet usage, ils sont ergonomiques. Ils garantissent à chaque employé l’espace et l’intimité dont il a besoin pour travailler.

 ·  Privilégiez les bureaux réglables en hauteur dits « assis/debout ». Ils apportent plus de flexibilité aux employés en leur permettant de travailler comme ils le préfèrent. De plus, ils incitent à la collaboration.

 ·  Adoptez des tables mange-debout pour la cafétéria. La pause-café est idéale pour renforcer la cohésion d’équipe ! Ce type de mobilier favorise les échanges informels.

 ·  Préférez des caissons de bureau sur roulettes pour y ranger les fournitures et les dossiers en cours. Pratiques, ils peuvent être déplacés en cas de besoin et prennent peu de place.

 Notre astuce : exit les environnements froids de bureau qui ont tendance à angoisser les salariés. Préférez des murs clairs (blanc), installez des plantes naturelles, accrochez des affiches positives au mur et laissez entrer la lumière naturelle. Elle favorise le bien-être de tous les collaborateurs. Ils se sentiront au travail « comme à la maison ».

  Loin d’être une simple « mode », le travail hybride constitue l’avenir du monde professionnel. Devenu l’une des conditions sine qua none à l’embauche pour les salariés, les entreprises ont tout intérêt à s’adapter afin de gagner en productivité et d’éviter la fuite de leurs précieux talents.